Amigo invisible en la empresa: guía para RR. HH. y RGPD · Santamigo
Amigo invisible en la empresa: la guía para RR. HH. (RGPD, inscripciones, cartel)
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Amigo invisible en la empresa: participación voluntaria, presupuesto, datos y RGPD, inscripciones y cartel. La guía de RR. HH. para hacerlo sin sustos.
Un amigo invisible en la empresa se resume en cuatro decisiones de Recursos Humanos: que participar sea de verdad voluntario, que el presupuesto máximo aparezca ya en la invitación, que las inscripciones no dependan de una hoja de cálculo compartida y que nadie conozca las parejas del sorteo, ni siquiera RR. HH. Esta guía repasa cada punto, con lo que hay que revisar sobre datos personales y un mensaje listo para enviar a la plantilla.
Si lo organizas para un solo equipo y buscas sobre todo los pasos prácticos, te bastará con nuestra guía del amigo invisible en la oficina. Aquí nos ponemos en la piel de quien lleva el evento para toda la empresa.
¿Quién debería organizar el amigo invisible de la empresa?
Puede ser Recursos Humanos, la persona de office management, un grupo de voluntarios o el comité que organiza la cena de Navidad. Cualquiera sirve. Lo importante es que haya una persona de referencia con nombre y apellidos, y un único canal para los avisos: la intranet, Slack, Teams o un correo general.
Esa persona responde dudas, resuelve los casos especiales y sabe qué hacer si un regalo molesta a alguien. No necesita conocer el sorteo. De hecho, es mejor que no lo conozca.
¿Cómo conseguir que participar sea de verdad voluntario?
Apuntarse tiene que ser un gesto activo. Una lista a la que uno se añade es mucho mejor que una de la que hay que pedir que te borren. Nadie debería tener que explicar por qué no juega, y quien no participe sigue invitado a la comida de Navidad.
Piensa también en quienes no celebran la Navidad. Hablar de un intercambio de regalos de fin de año ayuda a que cada uno se sienta libre. Y nunca lo relaciones con nada laboral: ni evaluaciones, ni objetivos, ni comentarios de un responsable.
¿Qué presupuesto fijar y quién lo paga?
Lo normal es que cada persona pague el regalo que hace. Por eso el importe se fija pensando en los sueldos más bajos de la empresa, no en la media. Preséntalo como un tope, no como un objetivo: un detalle bien pensado vale más que un regalo caro comprado a la carrera. Para echar una mano, puedes compartir nuestras ideas de regalos de amigo invisible por menos de 20 €.
Preguntas frecuentes
›¿Puede ser obligatorio el amigo invisible en la empresa?
Mejor que no. Participar debe ser libre, sin tener que justificarse y sin relación con el trabajo. Quien no juegue sigue invitado a la celebración.
›¿Qué datos hacen falta para el sorteo?
Un nombre y un correo por participante. Es el principio de minimización del RGPD: nada de hojas de cálculo compartidas y borrado de los datos después del intercambio.
›¿RR. HH. o quien organiza ven las parejas en Santamigo?
No. Quien organiza nunca ve quién regala a quién, aunque participe. Cada persona solo ve a quién le toca regalar.
›¿Se puede limitar la inscripción a la plantilla?
Sí, con el plan para empresas: solo las direcciones del dominio de correo de la empresa pueden apuntarse con el enlace de invitación.
›¿Cuánto cuesta el plan para empresas de Santamigo?
Un pago único por evento, sin suscripción: 39 € sin IVA hasta 100 participantes, y luego 99 €, 199 € y 349 € hasta 250, 500 y 1000 personas. Por encima, presupuesto hasta 5000. El código LAUNCH30 da un 30 % de descuento en 2026.
¿Listo para organizar tu amigo invisible?
Sorteo en un minuto, gratis y sin cuenta. Cada uno descubre a quién le regala, en secreto.
Si la empresa paga una parte, como la herramienta del sorteo, el aperitivo o el papel de regalo, dilo en el anuncio. Y guarda constancia del gasto: una factura en regla con IVA facilita la nota de gastos y el control del presupuesto.
¿Qué datos personales se pueden pedir según el RGPD?
El RGPD recoge un principio sencillo, la minimización de datos: solo se tratan los datos necesarios para la finalidad. La Agencia Española de Protección de Datos explica estos principios en su web. Para un sorteo basta con un nombre y un correo electrónico. No hace falta fecha de nacimiento, departamento ni teléfono.
El error típico es la hoja de cálculo compartida donde todo el mundo ve nombres, correos y a veces direcciones. Evítala. Decide también cuándo se borrarán los datos: después del intercambio ya no sirven para nada. Para dudas propias de tu empresa, tu delegado de protección de datos es la persona a quien preguntar.
¿Qué hace Santamigo con los datos de la plantilla?
Santamigo pide un nombre y un correo por persona. Los datos están alojados en Francia, en OVHcloud, y se borran 60 días después del intercambio. Nadie tiene que crear una cuenta y no hay publicidad. Con el plan para empresas, las direcciones de entrega de quienes teletrabajan van cifradas.
¿Puede RR. HH. ver quién regala a quién?
No, y es una ventaja. Quien organiza nunca ve las parejas, aunque participe. Cada persona solo descubre a quién le regala. Así nadie se pregunta si su jefe o Recursos Humanos conocen el sorteo, y el juego es más relajado.
¿Cómo recoger las inscripciones sin perder horas?
Hay tres métodos que funcionan bien, y se pueden combinar.
Un enlace de inscripción. Lo publicas en la intranet, Slack o Teams y se apunta quien quiera. Con el plan para empresas puedes limitar las inscripciones al dominio de correo de la empresa: el enlace puede circular y nadie de fuera podrá colarse.
Una importación CSV. Útil para invitar a toda una sede de golpe a partir de una exportación de RR. HH. Cada persona recibe su enlace personal por correo. Importar una lista no es apuntar a la gente por obligación, así que aclara en el anuncio que nadie está obligado a jugar.
Un cartel con código QR. Imprímelo para la sala de descanso, la recepción o junto a la máquina de café. Llega también a quien apenas lee el correo. Se escanea y listo.
Las páginas del grupo pueden llevar el logo y los colores de la empresa, algo que da confianza a quien recibe un enlace que no conoce.
Un anuncio claro y un enlace de inscripción: casi todo el trabajo de organización se hace en unos minutos.
¿Qué debe decir el anuncio a la plantilla?
Un mensaje corto evita casi todas las preguntas. Debería incluir:
la fecha límite para apuntarse y la fecha del intercambio;
el presupuesto máximo por regalo;
que participar es libre y no hay que dar explicaciones;
qué regalos evitar: demasiado personales, bromas sobre el físico, la edad, la religión o la política;
cómo llegan los regalos a quienes teletrabajan;
a quién escribir si hay dudas o algún problema.
¿Qué mensaje enviar a la plantilla?
¡Hola a todos! Este año hacemos amigo invisible. Cada participante regala un detalle a un compañero elegido por sorteo, 20 € como máximo. Apuntaos hasta el 1 de diciembre con el enlace de abajo o el código QR de la sala de descanso. El intercambio será el 18 de diciembre en la comida de Navidad. Participar no es obligatorio y todo el mundo está invitado a la comida igualmente. ¿Dudas? Escribid a Lucía.
¿Cómo gestionar jerarquías, parejas y teletrabajo?
Que un jefe saque a alguien de su propio equipo, o al revés, puede resultar incómodo para los dos. Las parejas que trabajan en la misma empresa suelen preferir no regalarse entre ellas. El sorteo de Santamigo admite exclusiones: indicas las parejas que hay que evitar antes de lanzarlo y el sorteo las respeta.
En equipos híbridos o con varias sedes, decide pronto si los regalos se envían a casa o se entregan un día de oficina. Nuestro artículo sobre el amigo invisible a distancia explica las dos opciones.
Para un solo equipo, la versión gratuita de Santamigo suele bastar: de 3 a 100 participantes, sin cuenta y sin publicidad, con listas de deseos, exclusiones y mensajería anónima. El enlace se comparte por correo o por WhatsApp.
El plan para empresas añade lo que RR. HH. necesita a mayor escala: importación CSV, cartel con código QR, inscripción limitada al dominio de correo, logo y colores, direcciones de entrega cifradas, recordatorios y factura con IVA, sin enlaces de afiliado. Se paga una sola vez por evento, sin suscripción: 39 € sin IVA hasta 100 participantes, 99 € hasta 250, 199 € hasta 500 y 349 € hasta 1000. Por encima, y hasta 5000 personas, se hace presupuesto.
