Organizzare un Babbo Natale segreto in ufficio: la guida completa

Il Babbo Natale segreto in ufficio (o Secret Santa tra colleghi) è diventato un rito di fine anno in molte aziende. Se è ben organizzato, crea legami tra i reparti, fa parlare colleghi che si incrociano appena e costa poco. Se è organizzato male, diventa un rompicapo per chi se ne occupa. Ecco il metodo, passo dopo passo.

1. Fissa le regole fin dall’inizio

Prima di mandare il primo invito, decidi quattro cose:

• Chi partecipa: un team, un reparto, una sede, tutta l’azienda? La partecipazione deve restare volontaria.
• Il budget: tra 10 e 20 € è la norma in ufficio. Un importo troppo alto esclude una parte dei colleghi.
• La data dello scambio: la cena aziendale, un pranzo di team o l’ultimo giorno prima delle ferie.
• Il formato: in presenza, a distanza, o un mix dei due per i team in smart working.

2. Raccogli le iscrizioni senza perderci la giornata

Spesso è la fase più faticosa: sollecitare, contare, correggere i nomi scritti male. Due metodi efficaci:

1. Un link di iscrizione condiviso su Slack, Teams o sulla intranet: ognuno si iscrive da solo, se ne ha voglia.
2. Un elenco di partecipanti importato in un colpo solo (export dalle risorse umane, foglio Excel): ognuno riceve il suo link personale via e-mail.

Per i team più grandi, un poster con QR code nella sala pausa funziona benissimo: si scansiona, ci si iscrive, fatto.

3. Fai un’estrazione del Babbo Natale segreto davvero segreta

In ufficio chi organizza spesso partecipa anche al gioco. Con i bigliettini in una scatola o un foglio di calcolo, vede per forza una parte dei risultati. Un’estrazione online risolve il problema: ognuno scopre il suo destinatario sulla propria pagina, e nessun altro vede le coppie, nemmeno chi organizza.

Pensa anche alle esclusioni: evitare che due persone che lavorano in coppia, o un manager e il suo team diretto, si estraggano a vicenda, se lo desideri.

4. Aiuta ognuno a trovare il regalo giusto

Fare un regalo a un collega che conosci poco è la vera sfida. Incoraggia ogni partecipante a scrivere una breve lista dei desideri. Una messaggistica anonima permette anche di fare una domanda al proprio destinatario (“meglio tè o caffè?”) senza scoprirsi.

Quanto alle idee, resta sul sicuro: qualcosa di goloso, oggetti da scrivania simpatici, giochi da condividere. La nostra selezione di idee regalo sotto i 20 € può ispirarti.

5. Gestisci lo smart working e i team su più sedi

Quando una parte del team lavora da remoto, hai due opzioni:

• ognuno spedisce il proprio regalo direttamente a casa del destinatario: serve quindi un indirizzo di consegna, che deve vedere solo il Babbo Natale segreto interessato;
• l’apertura si fa in videochiamata, ognuno davanti alla sua webcam, così il momento resta conviviale. Trovi tutti i nostri consigli nella guida al Babbo Natale segreto a distanza.

6. Il grande giorno

Prevedi un momento dedicato, anche breve: bastano 20 minuti. Ognuno apre il suo regalo a turno e prova a indovinare chi glielo ha fatto. Una rivelazione finale, in cui si svela chi regalava a chi, chiude l’evento in bellezza.

Gli errori da evitare

• Rendere la partecipazione obbligatoria: chi non vuole giocare non deve sentirsi escluso per questo.
• Dimenticare gli assenti: controlla che nessuno sia in ferie il giorno dello scambio, oppure prevedi una spedizione.
• Lasciare il budget nel vago: comunica un importo chiaro, e ricordalo.
• Gestire tutto a mano: solleciti, iscrizioni dell’ultimo minuto, rinunce… uno strumento ti fa risparmiare ore.

Uno strumento pensato per le aziende

Santamigo è gratuito fino a 100 partecipanti. Per le aziende, un’offerta dedicata aggiunge l’importazione dell’elenco dei dipendenti, le iscrizioni riservate al tuo dominio, il logo e i colori aziendali, il poster da stampare, indirizzi di consegna cifrati per chi lavora da remoto e una fattura intestata alla società. I dati sono ospitati in Francia.